3 Tahapan Utama Proses Sertifikasi ISO

🔹 Tahap 1 – Persiapan dan Analisis Kesenjangan

Pada tahap awal, dilakukan analisis mendalam terhadap proses bisnis untuk mengidentifikasi celah dan peluang perbaikan. Tim kami akan membantu menyusun rencana peningkatan dan menyiapkan bukti pendukung seperti testimoni pelanggan, sertifikat, atau laporan pihak ketiga.

• Analisis kesenjangan antara kondisi saat ini dengan standar ISO.
• Penyusunan dokumen pendukung dan kebijakan organisasi.
• Pelatihan bagi karyawan agar memahami standar ISO dan proses audit.

🔹 Tahap 2 – Audit Internal dan Persiapan Sertifikasi

Setelah sistem manajemen diterapkan, dilakukan audit internal untuk mengevaluasi kesesuaian terhadap persyaratan ISO. Evaluasi ini menjadi dasar kesiapan menuju audit sertifikasi eksternal.

• Persiapan sistem manajemen dan dokumentasi audit.
• Penjadwalan dan pelaksanaan audit internal oleh tim yang kompeten.
• Evaluasi hasil audit dan tindak lanjut atas temuan (jika ada).

🔹 Tahap 3 – Audit Eksternal dan Sertifikasi

Tahap akhir adalah audit eksternal oleh lembaga sertifikasi terakreditasi. Audit ini mencakup pemeriksaan kebijakan, prosedur, dan pelaksanaan sistem manajemen untuk memastikan kesesuaian dengan standar internasional.

• Audit tahap awal untuk menilai kesiapan dan konsistensi dokumen.
• Audit utama (sertifikasi) untuk validasi sistem dan perbaikan non-konformitas.
• Penerbitan sertifikat setelah semua persyaratan terpenuhi.

Proses ini dirancang agar organisasi tidak hanya meraih sertifikasi, tetapi juga memperoleh manfaat nyata berupa efisiensi operasional, peningkatan mutu, dan kepercayaan pelanggan.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi tim kami melalui info@saffserin.com

Konsekuensi ISO atas pelanggaran syarat dan ketentuan

Peringatan Penggunaan Nama/Merek Tanpa Izin

Saff Sertifikasi Internasional menyampaikan pemberitahuan resmi kepada seluruh klien dan mitra usaha bahwa setiap penggunaan nama Saffserin, merek dagang, logo lembaga akreditasi, atau penambahan simbol lain pada sertifikat yang tidak dikeluarkan secara resmi oleh Saff Sertifikasi Internasional adalah tindakan tidak sah dan termasuk aktivitas penipuan.

Pelanggaran semacam ini dapat menyebabkan penangguhan perjanjian kerja sama antara Saff Sertifikasi Internasional dan pihak terkait. Apabila pelanggaran terus berlanjut, maka perjanjian dapat dihentikan tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Kami menegaskan bahwa penggunaan nama atau merek hanya diperbolehkan sesuai dengan ketentuan resmi yang telah ditetapkan dalam perjanjian atau Memorandum of Understanding (MoU). Saff Sertifikasi Internasional tidak bertanggung jawab atas tindakan penyalahgunaan oleh pihak luar yang tidak mendapatkan wewenang resmi.

Kami menghimbau seluruh pemangku kepentingan untuk selalu mematuhi ketentuan dan menjaga integritas proses sertifikasi. Untuk pertanyaan lebih lanjut atau klarifikasi, silakan hubungi tim kami melalui email: info@saffserin.co.id

Peninjauan Aplikasi & Kontrak Sertifikasi

Setelah formulir permohonan diterima, tim kami akan melakukan peninjauan awal berdasarkan area teknis, klasifikasi seperti Kode NACE, serta cakupan akreditasi yang dimiliki oleh Saff Sertifikasi Internasional. Proses ini bertujuan untuk memastikan kemampuan lembaga dalam menangani permohonan sertifikasi sesuai dengan Prosedur Peninjauan Aplikasi dan Kontrak (P-06).

Peninjauan ini mencakup kelengkapan informasi mengenai organisasi pemohon dan sistem manajemennya, guna menyusun program audit yang sesuai. Perbedaan pemahaman antara lembaga dan pemohon akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum proses dilanjutkan.

Kami juga akan memastikan kecukupan kompetensi untuk melaksanakan kegiatan sertifikasi, serta memverifikasi ruang lingkup permohonan, lokasi operasional, estimasi waktu audit, dan faktor lain yang mempengaruhi seperti bahasa, keselamatan, dan objektivitas.

Setelah proses peninjauan aplikasi selesai, tim kami akan melakukan tinjauan kontrak untuk menyusun penawaran harga berdasarkan estimasi mandays dan skenario multi-site. Estimasi waktu audit dihitung sesuai dengan prosedur P-06 dan standar akreditasi yang relevan.

Apabila penawaran disetujui oleh klien, dan pembayaran biaya registrasi diterima, maka tim Saff Sertifikasi Internasional akan memverifikasi kembali rincian aplikasi dan melakukan konfirmasi akhir terhadap kontrak. Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka akan dilakukan klarifikasi bersama klien sebelum pekerjaan dimulai.

Berdasarkan hasil peninjauan kontrak, tim audit akan ditentukan sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan. Tim audit dapat terdiri dari auditor internal maupun eksternal, serta tenaga ahli teknis jika diperlukan, sesuai dengan Prosedur P-03 dan P-06.

Penunjukan personel untuk pengambilan keputusan sertifikasi juga akan memperhatikan kompetensi yang sesuai, dan dituangkan dalam surat penunjukan resmi (F-006).

Perhitungan waktu audit dilakukan mengacu pada ketentuan ISO 17021, ISO 22003, ISO 27006, serta prosedur lembaga akreditasi dan dokumen wajib IAF.

• Waktu minimum audit mencakup tahap 1 dan tahap 2, namun tidak termasuk waktu persiapan laporan audit.
• Penentuan waktu mempertimbangkan kompleksitas organisasi, ruang lingkup sistem manajemen, dan tingkat risiko proses.
• Minimal 50% dari total waktu audit harus dilakukan secara on-site terhadap proses layanan atau produksi.
• Waktu yang dihabiskan oleh tenaga ahli atau pengamat tidak dihitung dalam durasi audit sistem manajemen.
• Waktu perjalanan ke lokasi audit tidak termasuk dalam total hari audit.

Untuk pertanyaan lebih lanjut mengenai proses ini, silakan hubungi kami melalui email: info@saffserin.com.

1. Ruang Lingkup Dokumen Ini

TUJUAN:	Penanganan Banding dan Keluhan
LINGKUP:	Dokumen ini menjelaskan mekanisme penanganan banding dan keluhan yang diajukan terhadap proses sertifikasi sistem manajemen yang dilakukan oleh Saff Sertifikasi Internasional, serta mengatur ketentuan dalam penyelesaian banding dan keluhan tersebut.
TANGGUNG JAWAB:	Dewan Direksi / CEO / Manajer Mutu / Komite Imparsialitas

2. Pendahuluan

2.1	Pemohon, perusahaan yang telah disertifikasi, atau pihak berkepentingan lainnya dapat mengajukan banding terhadap keputusan yang diambil oleh lembaga sertifikasi. Permasalahan akan diserahkan kepada Panel Banding yang keputusannya bersifat final. Prosedur ini tersedia secara publik melalui situs resmi Saff Sertifikasi Internasional.
2.2	Setiap pengaduan yang diterima secara tertulis, melalui email, atau telepon terkait fungsi lembaga sebagai badan sertifikasi atau perusahaan yang disertifikasi akan ditinjau secara menyeluruh oleh CEO dan dicatat dalam register pengaduan beserta jenis pengaduannya. Proses pelacakan dan pencatatan pengaduan, termasuk tindakan yang dilakukan sebagai respons, dikelola oleh CEO dan disimpan sesuai prosedur internal Saff Sertifikasi Internasional.
2.3	Banding dapat diajukan secara tertulis melalui email ke: info@saffserin.com

3. Administrasi Banding

3.1	Saff Sertifikasi Internasional memiliki proses terdokumentasi untuk menerima, menilai, dan memutuskan banding. Setiap pengaduan yang tidak diajukan secara online akan otomatis dicatat di situs web dan diberikan nomor unik kepada pengaju. Dalam waktu 5 hari kerja, Manajer Mutu atau Direktur Eksekutif akan meninjau pengaduan dan memastikan rencana tindakan serta konfirmasi telah dikirim langsung melalui situs. Status pengaduan dapat dipantau oleh pengaju selama 2 tahun.
3.2	Saff Sertifikasi Internasional bertanggung jawab atas seluruh keputusan pada semua tingkat proses penanganan banding. Orang yang menangani banding harus berbeda dengan yang melakukan audit dan pengambilan keputusan sertifikasi.
3.3	Proses pengajuan, penyelidikan, dan keputusan banding tidak boleh menimbulkan tindakan diskriminatif terhadap pemohon banding.
3.4	Proses penanganan banding mencakup minimal hal-hal berikut: Prosedur penerimaan, validasi, penyelidikan banding serta penentuan tindakan berdasarkan hasil banding serupa sebelumnya; Pelacakan dan pencatatan banding beserta tindakan yang diambil untuk penyelesaiannya Pemastian adanya tindakan koreksi dan perbaikan yang diperlukan.
3.5	Tim Saff Sertifikasi Internasional yang menerima banding bertanggung jawab mengumpulkan dan memverifikasi informasi yang diperlukan untuk memvalidasi banding tersebut.
3.6	Saff Sertifikasi Internasional akan mengakui penerimaan banding dan memberikan laporan perkembangan serta hasil keputusan kepada pemohon.
3.7	Keputusan yang disampaikan kepada pemohon banding harus dibuat atau ditinjau dan disetujui oleh individu yang tidak terlibat dalam subjek banding sebelumnya.
3.8	Saff Sertifikasi Internasional akan memberikan pemberitahuan resmi kepada pemohon tentang berakhirnya proses penanganan banding.
3.9	Jika pemohon, perusahaan tersertifikasi, atau pihak berkepentingan ingin mengajukan banding atas keputusan Saff Sertifikasi Internasional, mereka wajib mengirimkan pemberitahuan tertulis dalam waktu 14 hari setelah diberitahukan secara resmi. Penerimaan banding akan dikonfirmasi oleh CEO, dan pemohon akan diinformasikan mengenai perkembangan dan hasilnya. CEO bertanggung jawab atas seluruh keputusan pada proses penanganan banding.
3.10	Pelacakan dan pencatatan banding, termasuk tindakan penyelesaian dan penerapan koreksi, dilakukan oleh CEO menggunakan formulir Saff-F-018 dan dilaporkan di depan Panel Banding.
3.11	Setelah menerima banding, CEO akan menginformasikan Dewan Direksi dan Komite Independen mengenai rincian banding tersebut. Dewan akan membentuk Panel Banding independen yang terdiri dari Ketua dan dua anggota Komite Independen dengan keahlian teknis sesuai bidang aktivitas pemohon sertifikasi. Pemohon berhak mengajukan keberatan terhadap anggota panel yang ditunjuk. Semua anggota panel tidak boleh terlibat dalam keputusan yang disengketakan sebelumnya. Saff Sertifikasi Internasional memastikan bahwa penangan banding dilakukan oleh pihak yang berbeda dari auditor dan pengambil keputusan sertifikasi.
3.12	Rapat Panel Banding dilaksanakan paling lambat 30 hari sejak pemberitahuan banding diterima, dengan pemberitahuan tertulis minimal 7 hari sebelumnya kepada pemohon. Keputusan Saff Sertifikasi Internasional tetap berlaku sampai rapat panel selesai.
3.13	Dalam rapat Panel Banding, pemohon dan perwakilan Saff Sertifikasi Internasional berhak didengar secara tertutup. Keputusan mayoritas Panel adalah final, dengan mempertimbangkan hasil banding serupa sebelumnya.
3.14	CEO akan menyampaikan keputusan Panel Banding secara tertulis dalam waktu 7 hari setelah keputusan dibuat, mencatat banding dalam Register Banding, dan melaksanakan keputusan panel sesuai kebutuhan.
3.15	Setelah penanganan banding selesai, CEO akan meninjau dasar banding dan mengevaluasi kemungkinan perbaikan sistem pengendalian di Saff Sertifikasi Internasional. Prosedur penanganan banding tersedia secara publik di situs resmi Saff Sertifikasi Internasional.
3.16	Saff Sertifikasi Internasional menjamin bahwa keputusan yang disampaikan kepada pemohon dibuat atau disetujui oleh pihak yang tidak terlibat dalam subjek banding.
3.17	CEO memastikan bahwa proses pengajuan, penyelidikan, dan keputusan banding tidak menimbulkan diskriminasi terhadap pemohon dan bahwa tindakan koreksi yang sesuai diambil. Lembaga sertifikasi juga memberikan pemberitahuan resmi kepada pemohon setelah proses banding selesai.

4. Panel Banding

4.1	Panel Banding merupakan panel sementara yang dibentuk untuk mendengarkan pengajuan banding dan terdiri atas anggota sebagai berikut.
4.2	Anggota panel terdiri dari: Satu anggota ahli yang memiliki kompetensi sektor terkait. Satu mantan pejabat pemerintah yang berpengalaman dalam menangani banding dan panel serupa. Satu anggota dari Komite Independen. Satu anggota dari Dewan Direksi perusahaan yang bukan bagian dari tim sertifikasi. Satu anggota dari tim sertifikasi, yang biasanya CEO atau Manajer Mutu, untuk memberikan klarifikasi terkait aspek penilaian Saff Sertifikasi Internasional. Anggota ini tidak memiliki hak suara dalam pengambilan keputusan, namun membantu panel dengan memberikan fakta dan bukti.
4.3	Satu anggota dapat mewakili hingga dua pihak, dan anggota dari instansi pemerintah dapat mewakili pemerintah sekaligus sebagai ahli atau anggota Komite Independen.
4.4	Kriteria kompetensi untuk pemilihan anggota panel banding diatur dalam dokumen Saff-F-12 yang memuat deskripsi tugas, termasuk pengenalan singkat, susunan, kualifikasi pendidikan, pengalaman, tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

5. Administrasi Pengaduan

5.1	Saff Sertifikasi Internasional bertanggung jawab atas semua keputusan di setiap tingkatan proses penanganan pengaduan.
5.2	Pengajuan, investigasi, dan keputusan atas pengaduan tidak akan mengakibatkan tindakan diskriminatif terhadap pengadu.
5.3	Setelah menerima pengaduan, Manajer Mutu (MM) akan memastikan apakah pengaduan terkait dengan aktivitas sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya dan akan menangani pengaduan tersebut. Jika pengaduan terkait dengan klien tersertifikasi, maka pemeriksaan pengaduan akan mempertimbangkan efektivitas sistem manajemen yang tersertifikasi.
5.4	Pengaduan yang valid terhadap klien tersertifikasi juga akan diteruskan oleh Saff Sertifikasi Internasional kepada klien terkait pada waktu yang tepat.
5.5	Lembaga sertifikasi memiliki prosedur terdokumentasi untuk menerima, mengevaluasi, dan mengambil keputusan atas pengaduan. Proses ini tunduk pada persyaratan kerahasiaan yang berkaitan dengan pengadu dan subjek pengaduan.
5.6	Proses penanganan pengaduan setidaknya meliputi hal-hal berikut: Gambaran proses penerimaan, validasi, dan investigasi pengaduan serta penentuan tindakan yang diperlukan sebagai respons; Pelacakan dan pencatatan pengaduan, termasuk tindakan yang diambil untuk menanganinya; Memastikan koreksi dan tindakan perbaikan yang sesuai dilaksanakan. Catatan: ISO 10002 menjadi panduan dalam penanganan pengaduan.
5.7	Saff Sertifikasi Internasional yang menerima pengaduan bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memverifikasi semua informasi yang diperlukan guna memvalidasi pengaduan.
5.8	Kecuali pengaduan disampaikan secara online, salinan pengaduan juga akan dikirimkan kepada pengadu. Jika memungkinkan dan pengaduan dapat diterima, Manajer Mutu akan mengakui penerimaan pengaduan serta memberikan laporan kemajuan dan hasil penanganan kepada pengadu.
5.9	Keputusan yang disampaikan kepada pengadu dibuat atau ditinjau dan disetujui oleh individu yang sebelumnya tidak terlibat dalam subjek pengaduan, terutama jika pengaduan terkait dengan Saff Sertifikasi Internasional atau klien tersertifikasinya.
5.10	Jika memungkinkan, Manajer Mutu akan memberikan pemberitahuan resmi kepada pengadu mengenai berakhirnya proses penanganan pengaduan.
5.11	CEO bersama dengan klien tersertifikasi dan pengadu akan menentukan apakah dan sejauh mana subjek pengaduan serta penyelesaiannya dapat diumumkan secara publik.

6. Proses Pengaduan

6.1	Pengaduan dapat disampaikan melalui website Saff Sertifikasi Internasional pada bagian pengaduan, atau melalui email ke info@saffserin.com. Setiap pengaduan yang tidak diajukan secara daring akan otomatis tercatat dalam sistem, dan pengaduan akan mendapatkan nomor unik dalam waktu 5 hari kerja. Manajer Mutu (MM) atau Direktur Eksekutif (DE) akan meninjau pengaduan tersebut serta memastikan bahwa rencana tindak lanjut dan konfirmasi telah dikirim kepada pengadu. Status pengaduan dapat dipantau oleh pengadu selama dua tahun sejak pengajuan.
6.2	Pengaduan dapat diajukan terkait hal-hal berikut: Data klien tersertifikasi tidak tersedia untuk publik Informasi yang tersedia secara publik tidak akurat atau menyesatkan Perusahaan tidak memiliki sistem yang memadai Pelanggaran prinsip integritas Pelanggaran sistem atau prosedur yang berlaku Pengaduan lainnya yang relevan Catatan: Jenis pengaduan dapat ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan dengan persetujuan CEO.
6.3	Pengadu wajib melampirkan data minimal sebagai berikut: Nomor sertifikat (jika klien sudah tersertifikasi) Nama perusahaan terkait (jika ada) Nama pengadu Alamat email pengadu Nomor telepon pengadu Hubungan pengadu dengan perusahaan terkait Jenis pengaduan Rincian pengaduan
6.4	Setiap pengaduan akan segera diberikan nomor pelacakan unik dengan format YYYYMMDDNN (YYYY = tahun, MM = bulan, DD = tanggal, NN = nomor urut pengaduan hari itu).
6.5	Tanggal pengajuan pengaduan akan tercatat secara otomatis dalam sistem.
6.6	Pengadu dapat memantau status pengaduan melalui sistem dan dapat menghubungi Saff Sertifikasi Internasional atau CEO secara langsung apabila tanggapan yang diterima belum memuaskan.
6.7	Salinan konfirmasi akan dikirimkan kepada pengadu melalui email. Apabila tidak menerima email konfirmasi, pengadu disarankan memeriksa folder spam. Jika masih belum diterima, pengadu dapat mengirimkan ulang pengaduan ke info@saffserin.com.
6.8	Semua pengaduan akan diverifikasi dalam waktu 5 hari kerja oleh Manajer Keuangan. Jika pengaduan dianggap relevan, pengakuan akan segera diberikan. Bila diperlukan klarifikasi tambahan, Manajer Keuangan akan menghubungi pengadu. Untuk pengaduan yang berdampak rendah seperti data tidak tersedia atau informasi publik yang kurang tepat, penyelesaian akan dilakukan dalam 5 hari kerja. Untuk masalah serius seperti kegagalan sistem, pelanggaran integritas, atau prosedur, kasus akan dibahas bersama CEO untuk langkah tindak lanjut. Jika CEO berhalangan hadir, Manajer Mutu akan mengambil keputusan sementara hingga CEO kembali.
6.9	Jika pengaduan terkait klien tersertifikasi: CEO memastikan efektivitas sistem manajemen klien diperiksa oleh auditor kompeten yang tidak terlibat sebelumnya. Surat pemberitahuan pengaduan dikirim kepada klien dalam waktu 14 hari sejak pengaduan diterima dan tercatat dalam register pengaduan. Manajer Keuangan mengelola pelacakan dan pencatatan pengaduan serta tindak lanjutnya di sistem portal dengan backup berkala.
6.10	Jika pengaduan terkait sistem manajemen klien tersertifikasi: CEO memastikan pemeriksaan oleh auditor yang tidak pernah terlibat dengan klien. Auditor dapat dipanggil untuk mengonfirmasi fakta bila terkait dengan aktivitas sertifikasi. Setelah analisis akar masalah, dilakukan tindakan korektif dan preventif yang sesuai. Jika pengaduan ditujukan kepada pejabat Saff Sertifikasi, termasuk CEO, penyelidikan dilakukan oleh Ketua Komite Independen. Pengaduan harus diselesaikan dalam waktu maksimal 45 hari sejak diterima.
6.11	Manajer Keuangan bersama CEO atau Manajer Mutu akan memberikan tanggapan kepada pengadu, meminta informasi tambahan jika perlu, dan mengelola proses pengaduan.
6.12	Status pengaduan dapat diakses dengan memasukkan nomor pelacakan unik. Informasi yang dapat diperoleh pengadu meliputi: Nama pengadu Nama perusahaan terkait Tanggal pengaduan Status pengaduan Catatan dari Saff Sertifikasi Internasional Tanggal tanggapan
6.13	CEO bertanggung jawab memantau: Ketepatan waktu dan efektivitas penanganan pengaduan. Memberikan hasil penyelidikan kepada pengadu dalam waktu 5 hari kerja setelah pengaduan diterima. Menutup pengaduan melalui catatan resmi atau komunikasi tertutup oleh Manajer dengan konsultasi CEO/Manajer Mutu. Menjamin tindakan korektif dan pencegahan diterapkan untuk mencegah pengulangan. Memastikan efektivitas tindakan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Menjaga kerahasiaan pengaduan dan subjeknya. Mencatat seluruh pengaduan dalam register khusus. Mengumpulkan dan memverifikasi data yang diperlukan untuk validasi pengaduan. Mengirimkan konfirmasi penerimaan dan melaporkan perkembangan serta hasil secara berkala kepada pengadu sampai pengaduan selesai. Memastikan keputusan yang diberikan disetujui oleh pihak yang tidak terlibat langsung dalam pengaduan. Memberikan pemberitahuan resmi atas berakhirnya proses penanganan pengaduan. Bekerja sama dengan klien dan pengadu untuk menentukan tingkat keterbukaan pengaduan ke publik. Memastikan pengaduan selesai paling lambat 45 hari kerja sejak diterima.

7. Eskalasi Pengaduan

7.1	Apabila pengadu tidak puas dengan tanggapan dari Saff Sertifikasi Internasional, pengadu dapat menghubungi Dewan Direksi melalui email info@saffserin.com dengan melampirkan seluruh informasi terkait pengaduan, tanggapan yang telah diberikan, serta alasan ketidakpuasan untuk dilakukan investigasi lebih lanjut.
7.2	Jika pengadu tetap tidak puas dengan hasil penanganan pengaduan oleh Saff Sertifikasi Internasional, termasuk intervensi CEO dalam proses penyelesaian, pengadu dapat mengajukan pengaduan langsung kepada Accreditation Board (Badan Akreditasi) untuk ditindaklanjuti.
7.3	Pengaduan yang belum diselesaikan dalam jangka waktu yang telah disepakati bersama pengadu, akan di-escalate ke manajemen puncak Saff Sertifikasi Internasional untuk memastikan pengaduan tersebut mendapatkan prioritas yang sesuai.
7.4	Pengaduan yang tidak selesai dalam jangka waktu yang disepakati akan disampaikan kepada Dewan Direksi atau Komite Independen untuk mendapatkan perhatian dan penanganan yang tepat.

Audit Sertifikasi Awal

Tahap Audit Sertifikasi Awal	Audit sertifikasi awal dilakukan dalam dua tahap, yaitu Tahap 1 dan Tahap 2, untuk semua skema sertifikasi sistem manajemen seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 21001, ISO 27001, ISO 37001, dan lainnya.
Audit Tahap 1	Saff Sertifikasi Internasional akan melaksanakan audit Tahap 1 setelah kontrak dan kesepakatan sertifikasi disetujui. Audit Tahap 1 dilakukan sebelum audit sertifikasi (Tahap 2) sebagai penilaian tingkat makro atas penerapan sistem manajemen yang terdokumentasi dan untuk mengidentifikasi kekurangan utama yang harus diperbaiki sebelum audit Tahap 2. Audit ini memberikan masukan berharga untuk meyakinkan klien dan menghemat waktu dalam pelaksanaan tindakan korektif. Audit Tahap 1 wajib dilakukan dalam semua kasus dan auditor wajib menandatangani pernyataan bebas konflik kepentingan sebelum setiap kunjungan.
Tujuan Audit Tahap 1	Audit Tahap 1 bertujuan untuk: Memastikan dokumentasi sistem manajemen klien sesuai dengan persyaratan standar yang berlaku. Mengumpulkan informasi untuk perencanaan audit Tahap 2 dan menentukan kesiapan klien, termasuk interval antara audit Tahap 1 dan Tahap 2. Melakukan peninjauan dokumentasi sistem manajemen. Mengevaluasi kondisi lokasi klien dan berdiskusi dengan personel terkait untuk menentukan kesiapan audit Tahap 2. Mengkaji ruang lingkup sistem manajemen, termasuk: Lokasi klien; Proses dan peralatan yang digunakan; Tingkat kontrol yang diterapkan, khususnya untuk klien multisite; Persyaratan peraturan yang berlaku. Menentukan alokasi sumber daya dan menyepakati rincian pelaksanaan audit Tahap 2 dengan klien. Memberikan fokus perencanaan audit Tahap 2 dengan pemahaman yang memadai tentang sistem manajemen dan operasi klien. Mengevaluasi apakah audit internal dan tinjauan manajemen sudah direncanakan dan dilaksanakan, serta memastikan sistem manajemen sudah diterapkan secara memadai. Audit Tahap 1 biasanya dilaksanakan di lokasi klien, namun dalam kondisi tertentu dapat dilakukan secara off-site dengan justifikasi tertulis yang memadai. Audit dimulai dengan rapat pembukaan dan diakhiri dengan rapat penutupan yang menginformasikan kesiapan klien untuk audit Tahap 2.
Kondisi Khusus Audit Off-Site	Dalam keadaan khusus, sebagian audit Tahap 1 dapat dilakukan secara off-site dengan persetujuan CEO Saff Sertifikasi Internasional. Kondisi ini meliputi: Lokasi yang sangat terpencil; Produksi musiman yang singkat; Kondisi lingkungan yang sulit, misalnya daerah bersalju atau gletser. Bukti bahwa tujuan audit Tahap 1 tercapai sepenuhnya harus dilaporkan secara lengkap.
Laporan Audit Tahap 1	Pada akhir audit, tim audit akan menyusun laporan yang memuat: Status kesiapan klien untuk audit Tahap 2. Area yang menghambat kesiapan klien. Area yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian saat audit Tahap 2. Audit Tahap 1 tidak boleh menemukan ketidaksesuaian. Jika klien belum siap, audit Tahap 1 harus diulang. Rencana audit Tahap 2 disusun berdasarkan proses klien yang telah ditentukan. Temuan audit Tahap 1 didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada klien oleh tim audit. Bagian sistem manajemen yang telah terbukti efektif pada audit Tahap 1 tidak perlu diaudit ulang pada audit Tahap 2, dengan catatan tetap dipastikan kesesuaiannya.
Jeda Waktu Antara Audit Tahap 1 dan Tahap 2	Jeda waktu antara audit Tahap 1 dan Tahap 2 hendaknya tidak lebih dari 6 bulan, untuk memberi waktu perbaikan temuan audit Tahap 1. Jika jeda waktu melebihi 6 bulan, audit Tahap 1 harus diulang. Untuk standar ISO 9001:2015 dan ISO 14001:2015, jika jeda waktu melebihi 2 bulan, klien wajib menyerahkan laporan insiden dan penanganannya. Apabila audit Tahap 2 dibatalkan akibat temuan audit Tahap 1, biaya audit tetap menjadi tanggung jawab klien. Laporan audit akan dievaluasi oleh Manajer Audit dan rencana audit berikutnya akan didiskusikan bersama klien.
Ketentuan Tambahan	Sistem manajemen diharapkan telah diterapkan minimal 3 bulan sebelum audit pra-sertifikasi. Jika auditor Tahap 1 dan Tahap 2 berbeda, auditor Tahap 2 wajib menerima salinan laporan audit Tahap 1 dari Saff Sertifikasi Internasional. Manajemen mutu bertanggung jawab memastikan hal ini. Semua proses pelaksanaan audit dilakukan sesuai dengan prosedur internal Saff Sertifikasi Internasional untuk menjaga kualitas dan konsistensi sertifikasi.